IL DOCUMENTO INFORMATICO LA GESTIONE DIGITALE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

1. DOCUMENTO INFORMATICO - Definizione e tipologia La legislazione sul documento informatico nasce con la legge n. 59 del 1997 (c.d. Bassanini uno), e con il D.P.R. n. 513 del 1997. Le disposizioni di quest'ultimo decreto sono state successivamente abrogate e trasfuse con alcune modifiche nel D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 (T.U. sulla documentazione amministrativa). Lo sviluppo della normativa è proseguito con la direttiva comunitaria sulla firma elettronica recepita in Italia con il D. Lgs. n. 10 del 23 gennaio 2002, anch'esso trasfuso nel D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 attraverso il D.P.R. 7 aprile 2003 n. 137. L’art. 1, comma 1, lett. b), del D.P.R. n. 445/2000 e l'art. 1, comma 1, lett. p), del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione digitale) definiscono il “DOCUMENTO INFORMATICO ”la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. La nostra normativa disciplina ben cinque tipi di documento informatico: 1) il documento informatico con firma digitale, 2) il documento informatico con firma elettronica, 3) il documento informatico con firma elettronica avanzata, 4) il documento informatico con firma elettronica qualificata (art. 1, D.P.R. n. 445/2000), ed infine, 5) il documento informatico senza alcuna firma. 2. DOCUMENTO INFORMATICO - Valore probatorio L'art. 21, commi 1 e 2 del D. Lgs. n. 82/2005 stabilisce che " 1. Il documento informatico, cui e' apposta una firma elettronica, sul piano probatorio e' liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualita', sicurezza, integrita' e immodificabilita'. 2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilita' dell'autore, l'integrita' e l'immodificabilita' del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria". 3. La gstione dei flussi documentali - Compiti di DigitPA La gestione digitale dei flussi documentali è il complesso organizzato di risorse umane e strumentali destinato a rendere effettiva, con le tecnologie informatiche convenzionali e mobili, l’efficienza, l’efficacia, l’economicità e la trasparenza dell’azione amministrativa, a favore dei cittadini e delle imprese, attraverso: - la razionalizzazione dei flussi documentali, - l’eliminazione dei registri cartacei, - la riduzione degli uffici di protocollo, - l’introduzione diffusa del meta protocollo e del workflow, - la classificazione, l’organizzazione, l’assegnazione, il reperimento e la conservazione nei fascicoli dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni. DigitPA, con il “Centro di Competenza del protocollo informatico e la trasparenza amministrativa” costituisce il riferimento tecnico e il punto di raccordo nazionale in materia di gestione digitale dei flussi documentali svolgendo funzioni di: • indirizzo e coordinamento delle iniziative in atto e di quelle pianificate; • promozione e sviluppo di ogni iniziativa rivolta alla diffusione e semplificazione dei procedimenti amministrativi; • supporto, consulenza e assistenza alle singole amministrazioni pubbliche centrali e locali, enti ed organismi di diritto pubblico e privati; • emanazione e pubblicazione di regole, standard e guide tecniche; • vigilanza e controllo sul rispetto di norme e regole; • monitoraggio della corretta esecuzione dei progetti di digitalizzazione avviati; • predisposizione, realizzazione e gestione di interventi e progetti di innovazione formazione del personale delle pubbliche amministrazioni. 4. 5 AGOSTO 2011 - Pubblicata la bozza delle regole tecniche documento informatico e gestione documentale, protocollo informatico e sistema conservazione di documenti Sul sito di DigitPA è stata pubblicata, il 5 agosto 2011, la bozza delle Regole tecniche in materia di documento informatico, gestione documentale e sistema di conservazione dei documenti informatici. Fino al 10 settembre 2011 sarà possibile inviare commenti prima della loro emanazione definitiva. Le regole tecniche predisposte da DigitPA e dal Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione introdurranno una vera e propria rivoluzione che influirà anche sui soggetti che già da tempo sono soliti gestire e conservare informaticamente documenti e scritture. Le regole in fase di emanazione disciplinano: 1) il documento informatico La formazione del documento informatico comprende le attività di cui alle seguenti principali tipologie: a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico, acquisizione per via telematica o su supporto informatico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati, provenienti da una o più basi dati anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. 2) il documento amministrativo informatico e i fascicoli, i registri e i repertori informatici della pubblica amministrazione 1. Le pubbliche amministrazioni istituiscono il servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, così come previsto dall’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. 2. Al servizio di cui sopra è preposto un responsabile, che ai fini del presente decreto è definito come responsabile della gestione documentale, che ne garantisce il funzionamento. Tale figura può delegare in tutto o in parte le proprie attività di gestione a soggetti terzi, interni od esterni alla propria amministrazione. 3) Il documento amministrativo informatico di cui all’art. 23-ter del D. Lgs. n. 82/2005 (CAD - Codice dell'amministrazione digitale), comprensivo delle forme descritte nell’articolo 3, comma 1, del presente decreto, è identificato e trattato nell’ambito del sistema di gestione informatica dei documenti di cui al capo IV del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Per ognuno di questi documenti il provvedimento definisce le caratteristiche, il processo di formazione e di chiusura degli stessi, nonché il rilascio di copie, duplicati e estratti. Nel complesso ne scaturisce una perfetta equiparazione sul piano probatorio tra documento informatico e documento cartaceo. Vengono definite le modalità con cui il gestore del documento può produrre copie, duplicati ed estratti, allegando, se necessario per la natura del documento, l'attestato di conformità del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Vengono inoltre ridefiniti i ruoli dei soggetti che intervengono nel processo di conservazione ponendo una chiara distinzione tra chi produce il documento e chi lo conserva. Inoltre diviene obbligatoria la redazione del manuale della conservazione. 3) fascicoli informatici I fascicoli di cui all’articolo 41 del CAD e all’articolo 64, comma 4, e all’articolo 65 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 fanno parte del sistema e dei processi di gestione dei documenti informatici e contengono l’insieme minimo dei metadati identificati al comma 2-ter del suddetto articolo 41 del CAD nel formato specificato nell’Allegato 5 del presente decreto e la classificazione di cui al citato articolo 64 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Le Regole daranno attuazione al CAD secondo le modifiche introdotte nel Codice, da ultimo, dal D. Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235 (in vigore dal 25 gennaio 2011). . Se vuoi accedere al sito DigitPA e scaricare la bozza del documento, clicca QUI. 5. LA CONSERVAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO 5.1. Le regole dettate dal Codice dell'Amministrazione Digitale - L'accreditamento Secondo quanto disposto dall'art. 44-bis, articolo inserito dall'art. 30, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, 1) i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, devono chiedere l'accreditamento presso DigitPA; 2) a questi soggetti si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31; 3) i soggetti privati devono essere costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000. Dunque, si applicano ai conservatori gli stessi criteri di accreditamento previsti per i certificatori di firma digitale. In particolare in attuazione di quanto disposto dal CAD agli articoli 26 e 27 sui certificatori, all'art. 29 (ad eccezione del comma 3, lettera a) sull'accreditamento e all' art. 31 sulla vigilanza, i conservatori devono: 1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l'attività di conservazione; 2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti, in particolare della competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e conservazione documenti informatici e della dimestichezza con procedure di sicurezza appropriate e che sia in grado di rispettare le norme del CAD e le regole tecniche previste dall'art. 43 del CAD in materia di sistema di conservazione di documenti informatici; 3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate; 4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nei decreti delle regole tecniche previste dal CAD; 5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l'autenticità, l'immodificabilità, l'integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione come descritte nel manuale di conservazione parte integrante del contratto/convenzione di servizio. Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto previsto dai precedenti punti, deve inoltre: 1. avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000 Euro i.v.; 2. garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti alla amministrazione e dei componenti degli organi preposti al controllo, dei requisiti di onorabilita' richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche ai sensi dell'art. 26 del D. Lgs. 1° settembre 1993, n. 385 recante il Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia". In attuazione a quanto disposto negli articoli 44 e 44 bis del Codice, DigitPA ha predisposto ai sensi dell’articolo 71 del Codice medesimo, le regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici previste dall’articolo 20, commi 3 e 5-bis, dall’articolo 23-ter, comma 4 e dall’articolo 43, commi 1 e 3 del Codice medesimo. . Se vuoi scaricare le regole tecniche del sistema di conservazione di documenti digitali, clicca QUI. 5.2. 8 FEBBRAIO 2012 - Domanda di accreditamento - DigitPA detta le regole Con la Circolare 29 dicembre 2011, n. 59 (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 32 del 8 febbraio 2012), DigitPa ha individuato le modalità attuative, i requisiti necessari e la documentazione amministrativa, tecnica e organizzativa necessaria per l'iscrizione all'albo dei conservatori accreditati. Si tratta dei soggetti pubblici e privati riconosciuti come dotati dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza, per i sistemi di conservazione sostitutiva realizzati ed in grado di certificare la correttezza dei relativi processi anche se realizzati da terzi. È possibile da subito presentare domanda di accreditamento come certificatori ma la relativa istruttoria rimane sospesa sino alla definitiva approvazione delle regole tecniche sui sistemi di conservazione previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Per l'iscrizione deve essere presentata una domanda a DigitPa correlata da una serie di documenti amministrativi, tecnici e organizzativi. Ricevuta la domanda, la fase istruttoria è effettuata valutando la documentazione prodotta. In particolare, la domanda di accreditamento si considera accolta se non viene comunicato al conservatore il provvedimento di diniego entro novanta giorni dalla data di presentazione. Al termine dell'istruttoria, DigitPA, in base alla documentazione, accoglie o rigetta la domanda dandone comunicazione al conservatore. In caso di esito positivo, il richiedente è iscritto nell'elenco pubblico. I termini dell'istruttoria delle domande presentate restano per il momento sospesi sino all'emanazione delle regole tecniche. Sarà poi cura del conservatore completare la documentazione integrandola non solo con la dichiarazione di conformità del sistema realizzato agli standard sulla conservazione indicati nelle regole tecniche, ma anche con la copia del manuale della conservazione e del piano per la sicurezza. Il testo della circolare viene riportato nei Riferimenti normativi. . Se vuoi accedere al sito DigitPA, clicca QUI. 6. 12 GENNAIO 2015 - DOCUMENTI INFORMATICI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - Dettate le regole tecniche in materia di formazione e conservazione E’ stato pubblicato, sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015, il D.P.C.M. 13 novembre 2014, recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”. Il testo del decreto con i suoi allegati viene riportato nei Riferimenti normativi. 6.1. Ambito di applicazione Il provvedimento, in vigore dal 12 febbraio 2015: 1) detta le regole tecniche per i documenti informatici previste dall'art. 20, commi 3 e 4, dall'art. 22, commi 2 e 3, dall'art. 23, e dall'art. 23-bis, commi 1 e 2, e del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, recante «Codice dell'amministrazione digitale»; 2) detta le regole tecniche previste dall'art. 23-ter, commi 3 e 5, dall'art. 40, comma 1 e dall'art. 41, comma 2-bis del CAD in materia di documenti amministrativi informatici e fascicolo informatico. Le disposizioni del presente decreto si applicano: a) alle pubbliche amministrazioni, alle società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione; b) ai privati, cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea”, ai sensi dell'art. 3 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, nonchè c) agli altri soggetti a cui è eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici. Il decreto in questione è strutturato in cinque capi, tre dei quali si riferiscono rispettivamente al documento informatico, al documento amministrativo informatico ed ai fascicoli informatici, registri e repertori informatici. Il decreto inoltre disciplina, con una suddivisione che si ripete per ciascuno di questi tre capi, le modalità di formazione, di trasferimento al sistema di conservazione ed, infine, le misure di sicurezza. Le disposizioni in parola si completano, poi, di cinque allegati funzionali che riguardano le definizioni, i formati, gli standard e le specifiche tecniche, le specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione ed i metadati. 6.2. Le modalità di formazione del documento informatico Il documento informatico, quale “rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti” (art. 1, comma 1, lett. p), del CAD), ai sensi dell’art. 3 del decreto, può essere formato mediante: a) la “redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti”; b) la “l’acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione di copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di documento analogico”; c) la “registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente”; d) la “generazione o il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi di dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica”. 6.3. Documento Amministrativo informatico Il Capo III (artt. 9-12), sul documento amministrativo informatico, si apre con un esplicito rinvio alle norme sul documento informatico, ad eccezione delle peculiarità proprie delle P.A.. Per ciò che attiene, poi, la trasmissione telematica dei documenti amministrativi informatici, nel decreto si prevede che le Pubbliche amministrazioni pubblicheranno sui loro siti gli standard tecnici di riferimento, le codifiche utilizzate e le specifiche per lo sviluppo degli applicativi software di colloquio rendendo disponibile, ove possibile gratuitamente, sul proprio sito il relativo software (art. 9, comma 10). L’art. 12 dispone, inoltre, che i compiti in materia di sicurezza di gestione informatica siano affidati al Responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, al Coordinatore della gestione documentale. Tale soggetto predispone, in accordo con il Responsabile della sicurezza e il Responsabile del sistema di conservazione, il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti. Queste ultime indicazioni confermano, quindi, l’obbligatorietà e il conseguente necessario coordinamento di specifiche figure professionali all’interno dell’ente pubblico (ma anche delle imprese). 6.4. Fascicoli, registri e repertori informatici della P.A. Il Capo IV (artt. 13 - 16) viene dedicato si fascicoli informatici, ai registri e repertori informatici della Pubblica Amministrazione. Per la formazione dei fascicoli informatici (art. 13) è stabilita l’attribuzione di un insieme tipico di metadati e viene previsto che tali aggregazioni informatiche siano gestite nel sistema di gestione informatica descritte nel manuale di gestione della P.A.. Per la formazione dei registri e dei repertori informatici (art. 14) si prevede che essi siano generati dal concorso di più aree organizzative omogenee descritte nel manuale di gestione previa individuazione di un’area organizzativa omogenea responsabile. Il responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, il coordinatore della gestione documentale provvede a generare, per uno o più fascicoli o aggregazioni documentali informatiche o registri o repertori informatici, un pacchetto di versamento che contiene i riferimenti che identificano univocamente i documenti informatici appartenenti al fascicolo o all'aggregazione documentale informatica.

L'ATTO PUBBLICO INFORMATICO REDATTO DAL NOTAIO

1. La forma dell'atto notarile Gli atti notarili possono essere atti pubblici o scritture private autenticate. L’atto pubblico deve essere redatto dal notaio, mentre la scrittura privata può essere redatta anche da altri (e precisamente da chiunque). Il codice di deontologia notarile stabilisce che anche quando il notaio viene chiamato ad autenticare una scrittura privata redatta da altri (cioè dalle parti stesse o da professionisti o da altre persone di loro fiducia) deve controllare che tale documento sia conforme alla legge e corrisponda alla vera volontà delle parti, anche mediante la lettura prima che sia sottoscritto. Perciò la differenza tra l’atto pubblico e la scrittura privata autenticata dal notaio si è molto attenuata. In pratica le differenze principali sono le seguenti: • l’atto pubblico deve essere redatto dal notaio; se non è stato scritto personalmente dal notaio, deve essere da lui letto alle parti, che devono essere tutte presenti contemporaneamente davanti al notaio; deve essere scritto in lingua italiana (eventualmente, con la traduzione in lingua straniera) ed essere sottoscritto dalle parti e dal notaio nello stesso momento; deve essere conservato (salvo casi eccezionali) nella raccolta degli atti del notaio, ed è quindi soggetto al controllo del conservatore dell’archivio notarile; • la scrittura privata può non essere redatta dal notaio, può non essere letta dal notaio alle parti e può essere autenticata anche da più notai (ciascuno dei quali attesta l’autenticità delle firme e l'identità delle parti che hanno sottoscritto l’atto in sua presenza). Inoltre il notaio non ha l’obbligo di conservarla, ma può rilasciarla in originale alle parti. Per gli atti soggetti a pubblicità immobiliare o commerciale, l'art. 72 della legge notarile (come modificata dalla legge 28 novembre 2005, n. 246 cd. di semplificazione per l'anno 2005) stabilisce però che il notaio deve conservare nella raccolta dei suoi atti anche le scritture private, se le parti non ne abbiano chiesto la restituzione. 1.1. L’atto notarile informatico L’atto notarile informatico, firmato digitalmente dalle parti e dai notai, è un documento di cui viene garantita la formazione e la successiva conservazione per un tempo illimitato. In tal modo il notaio garantisce la stessa sicurezza giuridica del documento cartaceo. Attualmente è possibile non utilizzare la carta per alcuni tipi di atti “semplici” (come procure, piccole fideiussioni, etc.) che non devono obbligatoriamente essere conservati in originale dal notaio, ma sono rilasciati direttamente al cliente per suo libero utilizzo. 1.2. L’atto pubblico informatico Oltre all'atto notarile informatico, sta ora per nascere anche "l'atto pubblico informatico": i notai potranno redigere tutti gli atti pubblici in formato elettronico e di sottoscriverli digitalmente. Queste disposizioni acquisteranno efficacia in un prossimo futuro, quando saranno stabilite le necessarie regole tecniche. 2. L'atto pubblico informatico - La delega contenuta nell'art. 65 della legge n. 69/2009 Nell’art. 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69 recante "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile" (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 140 del 19 giugno 2009 - Supplemento ordinario n. 95), sono stati dettati i principi e i criteri direttivi che dovranno essere seguiti nella stesura del decreto legislativo. Si riporta di seguito il testo dell'art. 65: Art. 65. (Delega al Governo in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio) 1. Il Governo è delegato ad adottare, entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge, con l'osservanza dei princìpi e dei criteri direttivi di cui al comma 5, uno o più decreti legislativi in materia di ordinamento del notariato con riferimento alle procedure informatiche e telematiche per la redazione dell'atto pubblico, l'autenticazione di scrittura privata, la tenuta dei repertori e registri e la conservazione dei documenti notarili, nonché alla rettifica di errori di trascrizioni di dati degli atti notarili. 2. I decreti legislativi di cui al comma 1, in coerenza con la normativa comunitaria, e in conformità ai princìpi e ai criteri direttivi di cui al comma 5, realizzano il necessario coordinamento, anche formale, con le altre disposizioni vigenti. 3. Gli schemi dei decreti legislativi sono adottati su proposta del Ministro della giustizia, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze e il Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione, e successivamente trasmessi al Parlamento, ai fini dell'espressione dei pareri da parte delle Commissioni competenti per materia, che sono resi entro il termine di trenta giorni dalla data di trasmissione, decorso il quale i decreti sono emanati anche in mancanza dei pareri. Qualora detto termine venga a scadere nei trenta giorni antecedenti allo spirare del termine previsto dal comma 1 o successivamente, la scadenza di quest'ultimo è prorogata di sessanta giorni. 4. Entro diciotto mesi dalla data di entrata in vigore dei decreti di cui al presente articolo possono essere emanati uno o più decreti correttivi ed integrativi con il rispetto del procedimento di cui al comma 3. 5. Nell'attuazione della delega il Governo si attiene ai seguenti princìpi e criteri direttivi: a) ricorso generalizzato ai sistemi ed alle procedure informatiche, assicurando in ogni caso la certezza, sicurezza e correttezza dello svolgimento della funzione notarile, in conformità alle disposizioni di carattere generale contenute nel codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; b) attribuzione al notaio della facoltà di provvedere, mediante propria certificazione, a rettificare errori od omissioni materiali di trascrizione di dati preesistenti alla redazione dell'atto, fatti salvi i diritti dei terzi. 2.1. 26 FEBBRAIO 2010 - Diramato lo schema di decreto di attuazione In data 26 febbraio 2010 è stato diramato uno Schema di decreto legislativo recante disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, approvato dal Consiglio dei Ministri del 1° marzo 2010 su proposta del Ministro della Giustizia, che dà attuazione alla delega conferita al Governo dall'art. 65 della legge n. 69 del 2009. Il provvedimento introduce disposizioni di dettaglio che consentano ai notai, coerentemente con quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione digitale, di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonché di sottoscrivere gli stessi atti e le scritture private utilizzando la firma digitale. Il testo verrà trasmesso alle Commissioni parlamentari per il parere. - Si riporta il testo dello schema di decreto legislativo e della Relazione illustrativa: . Schema di decreto legislativo recante: "Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, ai sensi dell'art. 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69". 2.2. 24 GIUGNO 2010 - Dal Governo via libera all'atto notarile informatico Con specifico decreto legislativo (“Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69”), il 24 giugno 2010, il Governo ha dato via libera all'atto notarile informatico: d'ora in poi sarà possibile stipularlo e sottoscriverlo con firma digitale, sempre alla presenza del notaio e con tutti i controlli preventivi di legalità che caratterizzano l'atto cartaceo, per l'acquisto della casa, il mutuo e la costituzione delle società. Il Notariato garantirà la formazione e la conservazione degli atti per un tempo illimitato con tecnologie che ne assicurano l'utilizzo in totale sicurezza. Lo stesso vale per le scritture private autenticate. In particolare, la norma prevede che la scelta di stipulare l'atto pubblico su carta o in formato elettronico sia rimessa alle parti. A tale scopo, il cittadino non dovrà essere necessariamente munito di firma digitale, ma basterà la firma elettronica non qualificata (equivalente alla scansione della firma autografa). L'atto notarile informatico sarà poi conservato dal notaio utilizzando un'apposita struttura informatica centralizzata gestita dal Consiglio nazionale del Notariato, i cui costi sono interamente a carico del Notariato. Dopo la cessazione dell'attività del notaio, i suoi atti informatici saranno depositati presso gli archivi notarili gestiti dal ministero della Giustizia. Grazie a questa norma, inoltre, sarà possibile stipulare un atto pubblico anche in due città diverse con lo stesso livello di sicurezza e garanzia. Alcune disposizioni saranno immediatamente applicabili dopo la pubblicazione in G.U. del decreto senza necessità di decreti attuativi. In particolare: • il rilascio delle copie (art. 68-ter); • l’attestazione di conformità di copie e di documenti formati su qualsiasi supporto (art. 73); • la rettifica di errori mediante certificazione dello stesso notaio (art. 59-bis). Le altre disposizioni (relative all’atto pubblico e la sua conservazione) acquisteranno efficacia in tempi successivi con decreti ai quali è affidata la determinazione di regole tecniche. 2.3. 19 LUGLIO 2010 - Pubblicazione del decreto sulla Gazzetta Ufficiale E' stato pubblicato, sulla Gazzetta Ufficiale n. 166 del 19 luglio 2010, il decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 110, recante "Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69". Il nuovo decreto entrerà in vigore il 3 agosto 2010. Il testo del decreto viene riportato nei Riferimenti normativi. Il provvedimento introduce disposizioni che consentano ai notai, coerentemente con quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione digitale (D. Lgs. n. 82/2005), di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonché di sottoscrivere gli stessi atti e le scritture private utilizzando la firma digitale. Gli atti notarili potranno, dunque, essere direttamente originati in formato elettronico e come tali conservati. Ma che cos'è l'atto notarile informatico? È il risultato di un procedimento apparentemente semplice ma in realtà sofisticato dal punto di vista tecnologico. Non si tratta solo di documenti firmati digitalmente dalle parti e dai notai, ma di documenti di cui viene garantita la formazione e la successiva conservazione per un tempo illimitato con tecnologie sicure che ne assicurano anche la fruizione. In tal modo il notaio garantisce la sicurezza giuridica con le medesime modalità anche nel mondo del documento informatico. Già prima dell’approvazione di questo provvedimento era possibile non utilizzare la carta per alcuni tipi di atti che potremmo definire più “semplici” (come procure, piccole fideiussioni, etc.) e che non devono obbligatoriamente essere conservati in originale dal notaio, ma sono rilasciati direttamente al cliente per suo libero utilizzo. Dal 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è Autorità di Certificazione per la firma digitale ed iscritto nell’elenco pubblico dei certificatori gestito dal CNIPA. Tutti i notai italiani, infatti, sono dotati di firma digitale, primo esempio di e-government nel settore. Con l’emanazione del nuovo decreto legislativo diventa così possibile: • utilizzare l’atto notarile informatico per gli atti relativi all’acquisto casa, al mutuo o la costituzione di società; • eliminare la carta nella fase di redazione e, in particolare, nella “conservazione” degli atti, con un notevole risparmio di costi relativi alla gestione documentale, che diventerà indubbiamente più semplice ed efficiente grazie al formato digitale. Con le nuove norme il notaio potrà: a) formare gli atti su carta e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale cartaceo, in copia autentica cartacea; b) formare gli atti su carta e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale cartaceo, in copia autentica elettronica; c) formare gli atti su supporto digitale e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale informatico, in copia autentica cartacea; d) formare gli atti su file e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale elettronico, in copia autentica elettronica. Si tratta di una vera e propria rivoluzione all'interno degli studi notarili. Il repertorio (registro sul quale sono annotati tutti gli atti, con l'assegnazione a ciascuno di un numero progressivo) sarà in formato digitale. Inoltre, gli atti, che continueranno a nascere in forma cartacea, potranno essere convertiti in file e, nell'allestire la «raccolta», potranno essere affiancati a quelli direttamente rogati in forma elettronica. Tutto questo sistema - dalla formazione dell'atto alla sua trasmissione e alla sua conservazione - avrà il suo perno sul fatto che il notaio è obbligatoriamente dotato della firma digitale. Con riguardo alla formazione dell'atto pubblico, la "scena" del rogito subirà una totale rivoluzione rispetto a quella attuale, consistente nella lettura e firma dell'atto cartaceo. D'ora innanzi, infatti, il notaio potrà: a) leggere l'atto direttamente al computer, e cioè mediante l'uso e il controllo personale degli strumenti informatici; b) ricevere la sottoscrizione elettronica dei clienti, i quali, arrivati nell' ufficio del notaio con la smart card contenente la propria firma elettronica, apporranno personalmente la sottoscrizione informatica all'atto formato digitalmente; c) firmare l'atto in presenza delle parti mediante la smart card contenente la sua firma digitale, dopo aver dato atto della validità del certificato di firma utilizzato dai contraenti. Il supporto cartaceo e quello digitale diverranno pertanto equivalenti: all'atto digitale potranno essere allegati documenti formati digitalmente o documenti formati su carta e poi resi digitali; viceversa, all'atto cartaceo potrà essere allegata la stampa del documento formato digitalmente. A questo punto il notaio eseguirà tutti gli adempimenti post stipula (registrazione, trascrizione, registro imprese, ecc.) in via totalmente elettronica, come peraltro già oggi accade; e consegnerà ai clienti una copia del rogito o stampandolo su carta oppure consegnando un dischetto o una chiavetta contenente l'atto in formato digitale oppure, ancora, spedendo il file via posta elettronica certificata, di cui ogni notaio già oggi è obbligatoriamente dotato. Queste disposizioni acquisteranno efficacia in un prossimo futuro, quando saranno stabilite le necessarie regole tecniche. Il decreto legislativo prevede, infatti, l'adozione di una serie di regolamenti di attuazione, per disciplinare, tra l'altro: - le tipologie di firma elettronica utilizzabili; - le regole per il funzionamento della struttura presso il Consiglio Nazionale del Notariato; - le regole per la trasmissione, la conservazione e la consultazione degli atti; - le regole per il rilascio di copie.

APPROFONDIMENTI E PROBLEMATICHE DI CARATTERE PARTICOLARE

1. COPIE AUTENTICHE E DOCUMENTO INFORMATICO Proponiamo alla Vostra attenzione uno Studio del Consiglio Nazionale del Notariato n. 3-2006/IG, dal titolo “Copie autentiche e documento informatico” (Approvato dalla Commissione Studi di Informatica Giuridica il 20 novembre 2006). Sommario: 1. Documento e copia. - 2. Riproduzione e copia autentica. - 3. La copia autentica nel Codice Civile, nel Testo Unico della Documentazione Amministrativa, nell’ordinamento del notariato. - 4. Documento informatico e copia. - 5. Copie informatiche di documenti cartacei. - 6. Copia cartacea di documento informatico. - 7. Copie di documenti dinamici: cenni. - 8. Modalità operative: a) Copia autentica informatica di documento cartaceo. - 9. segue: b) copia cartacea documento informatico. Lo studio, dopo aver ripercorso la normativa dettata dal nostro ordinamento in materia di copie del tradizionale documento cartaceo, pone in evidenza come il concetto stesso di copia perde di significato nel caso del documento informatico. La totale riproducibilità, l’indistinguibilità della riproduzione, la sostanziale indifferenza del supporto rendono irrilevante la diversità concettuale tra documento riprodotto ed il suo originale, con la conseguenza che non è allo stato ipotizzabile l’utilizzo dello strumento informatico relativamente a documenti dei quali debba essere garantita l’unicità (quali ad esempio i titoli di credito e le copie esecutive degli atti pubblici). La nozione classica della copia, come documento di secondo grado, si rivela inapplicabile in quanto mancano quelle variazioni, di natura anche fisica, atte a rendere significativa e quindi giuridicamente rilevante la distinzione tra originale e copia; è più corretto, perciò, utilizzare il termine “duplicato”. Altra questione di notevole rilevanza operativa, che costituisce argomento specifico dello studio, è l’individuazione del valore giuridico della copia informatica dell’originale cartaceo e della copia cartacea dell’originale informatico nonché delle modalità operative che l’operatore giuridico, ai fini del rilascio, è tenuto ad adottare. Nelle indicate ipotesi riprende rilievo, già solo per il cambio di supporto, la natura rappresentativa di secondo grado della copia, e si palesano peculiarità che sono esaminate in modo specifico, dando conto di quanto disposto, sul punto, dal Codice dell’Amministrazione Digitale, come modificato dal D.Lgs. n. 159/2006. Le norme di riferimento, volte ad agevolare la trasmissione dei documenti, costituiscono valido spunto per ipotizzare la spedizione in ambito nazionale e transfrontaliero di copie di documenti notarili ed in particolare di procure speciali. Dopo brevi cenni ai documenti dinamici, lo studio si chiude con l’enunciazione di precetti operativi da seguire, secondo quanto disposto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, per il rilascio di una copia autentica informatica di documento cartaceo e di una copia cartacea di documento informatico. - Se vuoi scaricare il documento, clicca QUI. 2. LA COPIA CONFORMA DI UNA PAGINA WEB Il Consiglio Nazionale del Notariato (CNN), con lo Studio n. 7-2007/IG dal titolo "La copia conforme di una pagina WEB: natura giuridica e modalità operative" (Approvato dalla Commissione Studi di Informatica Giuridica l’11 maggio 2007), ha affrontato l'argomento relativo alla possibilità di rilasciare una copia conforme di una pagina web. Sommario: 1. Introduzione: le informazioni sul web e le esigenze connesse alla richiesta di copia di una pagina WEB. – 2. Fenomenologia della pagina WEB: elementi costitutivi e contenuti. – 3. L’ efficacia probatoria di una pagina web … . - .... e della sua copia conforme. – 4. La copia di una pagina web rilasciata dal notaio. A) Copia informatica. - B) Copia cartacea. – 5. Conclusioni operative. – 6. Formule per la copia conforme cartacea. Secondo il CNN è possibile rilasciare la copia conforme di una pagina web, ma tale operazione deve essere adattata alla tipica attività notarile di rilascio di copie, individuando gli elementi caratterizzanti tale tipologia di documento informatico dal punto di vista della sua realtà fenomenica. La copia avrà l'efficacia probatoria di cui all'articolo 2712 c.c. purché si seguano alcune semplici modalità operative, comuni sia alla copia informatica che a quella cartacea, inserendo: indirizzo internet, tipo di browser, ora, dati relativi ad eventuali certificati di sicurezza. Nel caso di rilascio di copia cartacea sarà necessario verificare se i contenuti della pagina web possano essere oggetto di trasposizione su carta. Le componenti che caratterizzano questo particolare tipo di documento informatico rispetto ad un qualsiasi altro file di testo o di immagine e che il notaio dovrà certificare sono le seguenti: • indirizzo internet; • tipo di browser; • data e ora in cui la copia viene effettuata; • dati relativi ad eventuali certificati di sicurezza per la verifica dell'identità del Sito (Normalmente si tratterà di un certificato server SSL - Secure Socket Layer). - Se vuoi scaricare il documento, clicca QUI. 3. DOCUMENTI ANALOGICI ORIGINALI UNICI - Emanato il regolamento 3.1. Premessa - Il documento analogico Sono definiti documenti analogici quelli formati utilizzando grandezze fisiche che assumono valori continui, cioè i documenti che si materializzano su supporti cartacei (ad esempio, lo scritto, il dattiloscritto, la fotocopia) o su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiches o microfilm, su lastre o pellicole radiologiche, su cassette e nastri magnetici audio e video. La differenza sostanziale del documento analogico rispetto al documento informatico consiste nella circostanza che per la lettura del documento analogico non è necessaria alcuna elaborazione informatica. Per esempio, il contenuto di una videocassetta avviene tramite un dispositivo meccanico (le testine del videoregistratore) e non vi è alcun intervento o alcuna interpretazione per opera di programmi informatici. Il documento analogico originale si distingue in “non unico” e “unico”. Il documento originale non unico è quel documento analogico al cui contenuto è “possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi” (art. 1, comma 1, lett. c), D.Lgs. n. 82/2005). La definizione di documento originale unico si ricava come antitesi rispetto alla definizione di documento originale non unico. Sono documenti originali “unici” quei documenti il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta (come titoli all’ordine, assegni, cambiali, verbali di assemblea, ecc.). 3.2. Tipologie di documenti analogici originali unici per le quali permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico È stato pubblicato, sulla Gazzetta Ufficiale n. 131 del 6 giugno 2013, il D.P.C.M. del 21 marzo 2013, il quale interviene sulla questione dei documenti analogici originali unici che ha sollevato non poche perplessità, soprattutto relativamente alla loro esatta individuazione. Il decreto indica le particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la necessità di autenticare la loro conformità all'originale ad opera di un notaio o di un altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico ai sensi dell'art. 22, comma 5, del D.Lgs. n. 82 del 2005 (Codice dell'amministrazione digitale). Con l'entrata in vigore del presente decreto l'obbligo generale di conservazione cartacea o di autenticazione della copia digitalizzata in caso di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici è venuto meno, in quanto sono state individuate le particolari tipologie di documenti analogici originali unici interessati da questo obbligo ai sensi dell'art. 22 comma 5 del Codice dell'Amministrazione Digitale, elencate nella tabella dell'Allegato al decreto, ossia: - i documenti che è possibile dematerializzare e conservare digitalmente, garantendo la conformità all'originale attraverso l'autenticazione da parte di un notaio o di un altro pubblico ufficiale (ad esempio: decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, decreti ministeriali, interministeriali o ancora i titoli del debito pubblico); - i documenti per i quali permane, invece, l'obbligo della conservazione dell'originale cartaceo (tra questi ultimi troviamo, a titolo di esempio, gli atti giudiziari, processuali o di polizia giudiziaria e gli atti notarili). Resta ferma la facoltà per le Pubbliche Amministrazioni di conservare, in originale analogico unico, documenti diversi da quelli stabiliti dal decreto. A decorrere dal 6 giugno 2013 (data di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale del decreto) viene meno per le Pubbliche Amministrazioni l'obbligo previsto dall'art. 22, comma 6, del D.Lgs. n. 82/2005 della conservazione dei documenti originali analogici unici diversi da quelli oggetto del presente decreto oppure, in caso di conservazione sostitutiva degli stessi, dell'attestazione della loro conformità all'originale con dichiarazione autentica di un notaio o di altro pubblico ufficiale a cio' autorizzato, firmata digitalmente ed allegata al documento informatico. - Se vuoi scaricare uno studio dal titolo "DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI" (Dicembre 2011), a cura della Commissione “Normativa ed adempimenti tecnologici studi professionali” del Consiglio Nazionale del dottori commercialisti ed esperti contabili, clicca QUI. 4. 16 APRILE 2014 - CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI – Circolare dell’Agenzia per l’Italia Digitale E’ stata pubblicata, sulla Gazzetta Ufficiale n. 89 del 16 aprile 2014, la circolare n. 65 del 10 aprile 2014, con la quale l’Agenzia per l’Italia Digitale ha fissato le modalità per l'accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD). In attuazione dell'art. 13 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, la presente circolare definisce le modalità per l'accreditamento presso l'Agenzia e per la vigilanza dei soggetti di cui all'art. 44-bis del CAD che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici (“conservatori”) e intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza. La circolare ha, quindi fissato: a) i requisiti richiesti per richiedere l’accreditamento; b) le modalità di presentazione della domanda di accreditamento, che dovrà essere in formato elettronico e sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata ed inviata tramite PEC; c) l’iter istruttorio della domanda; d) le modalità di pubblicazione dell’Elenco dei conservatori accreditati. Ai soggetti che abbiano presentato la domanda di accreditamento ai sensi della Circolare DigitPA n. 59 del 29 dicembre 2011, prima dell'entrata in vigore del citato D.P.C.M. 3 dicembre 2013 in materia di sistema di conservazione di documenti informatici, sarà richiesto di integrare e completare la documentazione presentata entro centottanta giorni a decorrere dal 16 aprile 2014 (data di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della presente Circolare). La domanda di accreditamento si considera accolta qualora non venga comunicato all'interessato il provvedimento di diniego entro novanta giorni dalla data di presentazione della documentazione integrativa. Il testo della circolare viene riportato nei Riferimenti normativi. 5. DICEMBRE 2015 - CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI - Le linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale Il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale - CAD), all’art. 40, rubricato “Formazione di documenti informatici”, introduce un innovativo e fondamentale precetto: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71”. La norma richiamata stabilisce un preciso obbligo: i documenti delle Pubbliche Amministrazioni devono essere prodotti esclusivamente in modalità informatica. La dematerializzazione dei flussi documentali all’interno delle Pubbliche Amministrazioni non rappresenta solo un’opportunità o un percorso volto al raggiungimento di livelli di maggior efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione, ma rappresenta anche un preciso ed improrogabile precetto normativo. Al centro di questo scenario si colloca il documento informatico definito all’art. 1, comma 1, lett. p), del CAD come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Ciò che contraddistingue il documento informatico è la sua forma elettronica (rappresentazione informatica). Solo in questa forma quindi, il documento informatico può essere formato, acquisito, sottoscritto, trasmesso e conservato. Al pari dei documenti analogici anche i documenti informatici sono destinati ad essere conservati nel tempo ma, mentre per i documenti analogici le regole di archiviazione sono relativamente semplici, per i documenti informatici sono richiesti “particolari accorgimenti” in grado di garantire, durante l’intero ciclo di gestione degli stessi, il mantenimento del loro valore giuridico e legale. Ecco quindi che il governo dei documenti informatici nell’ambito del loro ciclo di vita deve fondarsi sull’adozione di regole, di procedure giuridiche, legali, archivistiche, tecnologiche e funzionali e di strumenti in grado di assicurare, sin dalle prime fasi della loro gestione, una corretta produzione dei medesimi, poiché solo una corretta formazione del documento informatico ne consente una conservazione conforme alla norma a costi ragionevoli. Per fornire alle Amministrazioni Pubbliche tutte le informazioni relative a requisiti, processi, attività e responsabilità in materia di conservazione dei documenti informatici, nel rispetto dei riferimenti normativi vigenti, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha pubblicato, sul proprio sito istituzionale, le “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici”. Il documento illustra le procedure e gli strumenti per l’avvio delle attività di conservazione dei documenti informatici da parte delle Pubbliche Amministrazioni. AgID avverte che le linee guida sono da intendersi come documento dinamico, attualmente in fase di sviluppo. Osservazioni e contributi possono essere inviati ad AgID tramite la casella di posta elettronica forum_conservatori@agid.gov.it . . Se vuoi scaricare il testo delle LINEE GUIDA, clicca QUI. 6. FEBBRAIO 2019 - La “CERTIFICAZIONE DI PROCESSO” nell’ambito delle copie informatiche di documenti analogici - Un nuovo studio del notariato Il nuovo studio (Studio 4_2018 DI) del Consiglio Nazionale del Notariato dal titolo “La “CERTIFICAZIONE DI PROCESSO” nell’ambito delle copie informatiche di documenti analogici” (Approvato dalla Commissione informatica il 7 dicembre 2018 e dal Consiglio nazionale del Notariato il 17 gennaio 2019), prende le mosse dalla recente introduzione del comma 1-bis all’art. 22 del D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD) da parte dell’art. 22, comma 1, lett. b) del D.Lgsd. n. 217/2017, che recita btestualmente: “1-bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia.”. La disposizione introduce, a livello primario, nel nostro ordinamento la “certificazione di processo” come strumento per la produzione di copie per immagine, senza tuttavia darne una precisa definizione. L’introduzione della cd. “certificazione di processo”, che ha il chiaro intento di favorire la dematerializzazione di grosse quantità di documenti analogici, impone all’interprete di stabilire, in assenza di indicazione normativa espressa, quali siano i contenuti e le modalità di realizzazione di questa peculiare ipotesi di certificazione, nonché l’efficacia probatoria delle relative copie. Scopo del presente studio – si legge nella premessa è, “tanto di cercare di comprendere cosa debba intendersi per “certificazione di processo”, e quali siano i requisiti minimi propri della stessa e le relative modalità di realizzazione, quanto di stabilire quale sia l’efficacia probatoria delle copie così ottenute, anche avuto riguardo alla differente ipotesi delle copie certificate conformi previo raffronto dei documenti”. Si tratta di una novità assoluta che impone di individuare: 1) contenuto e confini del concetto di “certificazione di processo”; 2) modalità di realizzazione di questa peculiare ipotesi di certificazione; 3) efficacia probatoria riconducibile alla stessa, Detta disposizione - "estremamente generica" - non contiene, infatti, la nozione di “certificazione di processo”, che non è contenuta neanche in altre disposizioni di rango inferiore. Detta disposizione non indica neanche il processo a mezzo del quale deve realizzarsi la certificazione di processo. Si limita, piuttosto, ad indicare il risultato che detto processo deve assicurare, ossia “che il documento informatico (prodotto,n.d.a.) abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto”; un risultato da conseguirsi adottando “tecniche in grado di garantire” detta corrispondenza. Gli Autori dello studio, all’esito di un’indagine tendente ad operare anche un raffronto con istituti analoghi, giungono a ritenere che la “certificazione di processo” sia la certificazione di un processo idoneo a realizzare un determinato risultato, ossia la conformità della copia all’originale senza ricorrere al tradizionale metodo di raffronto dell’originale con la copia, con la fondamentale conseguenza che l’attendibilità del risultato è inscindibilmente connessa all’attendibilità del relativo processo, il quale, pertanto, si connota necessariamente: - sul piano soggettivo, per la presenza del notaio o di un pubblico ufficiale a ciò autorizzato, cui fa capo l’attività di certificazione dell’intero processo, che, sul piano delle tecniche di documentazione notarile, trova un significativo referente nel cd. verbale di constatazione; - sul piano oggettivo, per il ricorso, da un lato, a tecnologie che diano maggiore affidamento in ordine al risultato che si intende ottenere (ossia la conformità della copia all’originale) e, dall’altro lato, ad una serie di attività ulteriori, che fanno capo al pubblico ufficiale autorizzato a certificare il processo, del pari indispensabili per assicurare l’attendibilità di quel risultato (descrizione della tipologia e quantità di documenti da assoggettare al processo certificato, nonché del sistema tecnologico utilizzato, controlli a campione/periodici, etc.). . Se vuoi scaricare il testo dello Studio 4_2018 DI, clicca QUI.

RIFERIMENTI NORMATIVI

. AIPA - Deliberazione 23 novembre 2000, n. 51: Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell'art. 18, comma 3, del D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513. . D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445: Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. (Testo coordinato con: D. Lgs. n. 10/2002; D.Lgs. n. 3/2003; D.P.R. n. 137/2003; D.P.R. n. 68/2005; D. Lgs. n. 82/2005). . Se vuoi scaricare il testo aggiornato del decreto dal sito NORMATTIVA, clicca QUI. . D.P.C.M. 13 gennaio 2004: Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (Decreto abrogato dall'art. 53 del D.P.C.M. 30 marzo 2009, a decorrere dal 2 dicembre 2009) . CNIPA - Deliberazione 19 febbraio 2004, n. 11: Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. . CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - Deliberazione 17 febbraio 2005, n. 4: Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico. . D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82: Codice dell'amministrazione digitale. (In vigore dal 1° gennaio 2006). . Se vuoi scaricare il testo aggiornato del decreto dal sito NORMATTIVA, clicca QUI. . CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - Deliberazione 21 maggio 2009, n. 45: Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico. (Pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 282 del 3 dicembre 2009 - In vigore dal 3 settembre 2010). . D. Lgs. 2 luglio 2010, n. 110: Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69. . DigitPA - Circolare 29 dicembre 2011, n. 59: Modalita' per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attivita' di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. . D.P.C.M. 21 marzo 2013: Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cio' autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni. . D.P.C.M. 21 marzo 2013 - ALLEGATO. . AGENZIA PER L'ITALIA DIGITALE - Circolare 10 aprile 2014, n. 65: Modalità per l'accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014: Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 - ALLEGATO 1 - Glossario / Definizioni. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 - ALLEGATO 2 - Formati. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 - ALLEGATO 3 - Standard e specifiche tecniche. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 - ALLEGATO 4 - Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 - ALLEGATO 5 - Metadati. . SEGRETARIATO GENERALE DELLAGIUSTIZIA AMMINISTRATIVA - DECRETO 28 dicembre 2020: Regole tecnico-operative per l'attuazione del processo amministrativo telematico, nonche' per la sperimentazione e la graduale applicazione dei relativi aggiornamenti.

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Pubblicato su: 2010-07-19 (7440 letture)