ISTITUZIONE E TENUTA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO

1. Obbligo di istituzione Il D.L. n. 112/2008 ha previsto una semplificazione per le aziende nella tenuta dei libri per i dipendenti. Come stabilito dall’articolo 39, comma 1, del D.L. n. 112/2008 (che si riporta nell'Appendice normativa), “il datore di lavoro privato, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, deve istituire e tenere il libro unico del lavoro”. La generalità dei datori di lavoro privati – di qualsiasi settore, compresi agricoltura, spettacolo, autotrasporto e marittimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico – è assoggettata agli obblighi di istituzione, tenuta e compilazione del nuovo libro obbligatorio. Vengono di fatto abrogati: • il libro paga • il libro matricola • il libretto personale di controllo • il registro impresa. Nel libro unico del lavoro dovranno trovare posto i dati riferiti a: • lavoratori subordinati, per tipologia contrattuale, • collaboratori coordinati e continuativi, • associati in partecipazione con apporto lavorativo. Il libro unico del lavoro assolve alla funzione essenziale di documentare ad ogni lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa. Il nuovo libro unico del lavoro obbliga il datore di lavoro ad istituire e tenere un solo libro, unico anche in presenza di più posizioni assicurative in ambito aziendale o di più sedi di lavoro distaccate, pure se stabili ed organizzate. 2. Soggetti esclusi Non rientrano nel novero dei datori di lavoro obbligati alla tenuta del libro unico del lavoro: 1) le società cooperative di produzione e lavoro ed ogni altro tipo di società, anche di fatto, per il lavoro manuale e non manuale dei rispettivi soci, quando non hanno alle proprie dipendenze lavoratori subordinati, collaboratori o associati in partecipazione con apporto di lavoro; 2) l’impresa familiare per il lavoro, con o senza retribuzione, del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini, che nell’impresa prestino attività manuale o non manuale (salvo che non siano dipendenti, collaboratori o associati in partecipazione con apporto lavorativo); 3) i titolari di aziende individuali artigiane che non occupano lavoratori dipendenti, collaboratori o associati in partecipazione, ma operano col solo lavoro del titolare o avvalendosi esclusivamente di soci o familiari coadiuvanti; 4) le società (di persone e di capitali) e le ditte individuali del commercio (terziario) che non occupano dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi a progetto, associati in partecipazione o simili, ma operano solo col lavoro del titolare o dei soci lavoratori. Sono, inoltre, escluse dall’obbligo di tenuta, le pubbliche amministrazioni, le quali provvedono alle prescritte registrazioni mediante i fogli o cedolini o ruoli di paga, elaborati individualmente per ciascun dipendente pubblico. 3. Le disposizioni dettate dal D.M. 9 luglio 2008 E’ stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 192 del 18 agosto 2008, il decreto ministeriale 9 luglio 2008, previsto dall'articolo 39, comma 4, del Decreto Legge 112/2008. A decorrere dal 18 agosto 2008 (data di pubblicazione del decreto sulla Gazzetta Ufficiale) devono intendersi abrogati il libro matricola e il registro di impresa. Il provvedimento traccia il percorso che condurrà all'adozione del libro unico del lavoro che andrà, gradualmente, a sostituire gli altri libri obbligatori con l'unica eccezione del registro degli infortuni. Il testo del decreto viene riportato nei Riferimenti normativi. 3.1. Luogo di tenuta Ai sensi del comma 3, dell’art. 39, del D.L. n. 112/2008, il libro unico non dovrà più essere tenuto nel «luogo in cui si esegue il lavoro » (come era nel regime normativo previsto dall’abrogato art. 21 del D.P.R. n. 1124/1965), ma piuttosto potrà essere collocato e tenuto, alternativamente: • presso la sede legale dell’impresa; • presso lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato (art. 5, comma 1, Legge n. 12/1979); • presso i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa (art. 1, comma 4, legge n. 12/1979, e art. 39, comma 6, D.L. n. 112/2008). . Se vuoi scaricare il fac-simile della Comunicazione ai sensi dell’art. 5 L. n.12/1979, modificato dall’art. 40, D.L. n. 112/2008 convertito dalla L.n. 133/2008, clicca QUI. 3.2. Modalità di tenuta Ai sensi dell’art. 1 del D.M. 9 luglio 2008, il libro unico del lavoro potrà essere tenuto e conservato utilizzando uno dei sistemi previsti dal decreto ministeriale, ovvero: a) attraverso la stampa meccanografica su fogli mobili che prima del loro utilizzo devono essere vidimati e numerati in modo progressivo dall’INAIL o da un soggetto autorizzato dall'INAIL stesso; b) a stampa laser, dopo aver ottenuto un’autorizzazione preventiva dell’INAIL alla stampa e generazione della numerazione automatica; c) conservando i dati su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura (mensile) costituisca un documento informatico e sia collegata alle altre precedenti registrazioni. Di ciascun documento dovrà essere garantita la consultabilità in ogni momento, oltre che la inalterabilità e integrità dei dati. Questa terza modalità di tenuta non prevede obblighi di vidimazione e autorizzazione, ma prima di ricorrervi occorrerà dare comunicazione scritta alla Direzione Provinciale del Lavoro competente nel territorio, con l’indicazione delle caratteristiche del sistema informatico utilizzato. Nel caso in cui il datore di lavoro affida a un consulente o altro professionista la tenuta del libro unico, questi potranno essere autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria dei documenti di cui si compone, purchè in possesso di una delega scritta da parte dei datori di lavoro e a condizione di trasmettere all’INAIL l’elenco delle aziende assistite e le relative variazioni. Nel libro unico del lavoro devono essere registrate anche le presenze dei lavoratori: non più giorno per giorno, ma entro il 16 del mese successivo a quello di riferimento. 3.3. Obbligo di conservazione Ai sensi dell’art. 6 del D.M. 9 luglio 2008, il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali. Tale obbligo e' esteso ai libri obbligatori in materia di lavoro dismessi in seguito all'entrata in vigore della semplificazione di cui all'art. 39 del D.L. n. 112/2008 e alle disposizioni del presente decreto. 3.4. L'apparato sanzionatorio a) L’omessa esibizione del libro, tenuto da uno dei soggetti previsti dall’art. 1, comma 4, legge n. 12/1979, è punita con una sanzione compresa tra 250,00 e 2.000,00 euro. In caso di recidiva della violazione, la sanzione varia da 500,00 a 3.000,00 euro. . Non è applicabile la diffida (art. 39, comma 6, legge n. 133/2008). b) L’omessa esibizione del libro tenuto dal datore di lavoro è punita con una sanzione che varia da 200,00 a 2.000,00 euro. Non è applicabile la diffida (art. 39, comma 7, legge n. 133/2008). c) La mancata istituzione del libro unico del lavoro è punita con una sanzione compresa che varia da 500,00 a 2.500,00 euro. E’ applicabile la diffida obbligatoria (sanzione 500,00 euro) (art. 39, comma 6, legge n. 133/2008). d) La mancata ottemperanza, entro 15 giorni e senza giustificato motivo, alla richiesta di documentazione da parte del personale addetto alla vigilanza, commessa dai professionisti individuati dalla legge n. 12/1979 è punita con una sanzione amministrativa compresa tra 250,00 e 2.000,00 euro che in caso di recidiva, sale ad una sanzione compresa tra 500,00 e 3.000,00 euro. e) L’omessa o infedele registrazione, nell’ipotesi in cui dalla stessa discendano differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali – fino a 10 lavoratori - è punita con una sanzione che varia da 150,00 a 1.500,00 euro; - da 11 lavoratori in su – la sanzione varia da 500,00 e 3.000,00 euro. La diffida obbligatoria è applicabile in caso di omessa non in caso di infedele registrazione (art. 39, comma 7, legge n. 133/2008). f) La tardiva registrazione (mancata compilazione entro il 16 del mese successivo) – fino a 10 lavoratori - è punita con una sanzione compresa tra 100,00 e 600,00 euro; - da 11 lavoratori in su – la sanzione varia da 150,00 a 1.500,00 euro. E’ applicabile la diffida obbligatoria (art. 39, comma 7, legge n. 133/2008). g) La mancata conservazione del libro unico del lavoro è punita con una sanzione compresa tra 100,00 e 600,00 euro. La contestazione di tali mancanze è opera degli organi di vigilanza che effettuano accertamenti in materia di lavoro e previdenza. Il rapporto ex art. 17 della legge n. 689/1981 va inviato alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio. 3.5. Regime transitorio La sostituzione dei libri paga e matricola, sul registro di impresa e altri libri obbligatori avviene con modalità diverse: • dal 18 agosto 2008 l’abrogazione interessa il libro matricola e il registro di impresa, che dovranno essere conservati per cinque anni dalla data dell’ultima registrazione effettuata; • Il libro unico del lavoro, in vigore dal 18 agosto 2008, può essere validamente sostituito, in via transitoria, fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 (ossia fino al 16 gennaio 2009, data ultima per la registrazione dei dati relativi al periodo di paga “dicembre 2008”). Dal 1° gennaio 2009 il libro unico diventerà obbligatorio ma, nel frattempo – come stabilisce il decreto ministeriale all'art. 7 – si potrà continuare a tenere il libro paga, nelle sue sezioni “paga” e “presenze” (o il registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio), debitamente compilati, aggiornati e regolarmente vidimati. Al contrario, il libro matricola e il registro di impresa sono abrogati già dal 25 giugno 2008 (data di entrata in vigore del D.L. n. 112/2008). Infatti, l'art. 39 del D.L. n. 112/2008, nell'ottica di alleggerire le aziende di una parte del carico di adempimenti, ha eliminato tutti i registri (fatta eccezione per il libro infortuni): al loro posto ha introdotto il libro unico del lavoro, demandando a un decreto ministeriale l'introduzione delle modalità di tenuta e conservazione del nuovo registro. Dalla data di entrata in vigore del D.M. 9 luglio 2008 le disposizioni normative ancora vigenti che fanno richiamo ai libri obbligatori di lavoro o ai libri di matricola e di paga, devono essere riferite al libro unico del lavoro. 4. Il Ministero fornisce chiarimenti al personale ispettivo Pubblicata, sulla Gazzetta Ufficiale n. 200 del 27 agosto 2008, la Circolare n. 20 del 21 agosto 2008, con la quale il Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali evidenzia al personale ispettivo, anche al fine di uniformarne l'azione sull'intero territorio nazionale, il radicale mutamento delle attività ispettive e di vigilanza a seguito della eliminazione dei libri paga e matricola e di altri libri obbligatori e della loro sostituzione, a far data dal 18 agosto 2008, con il libro unico del lavoro. Il testo della circolare viene riportato nei Riferimenti normativi. 5. Le istruzioni emanate dall'INAIL L'INAIL - Direzione Centrale Rischi - Ufficio Tariffe, ha emanato la Circolare 10 settembre 2008, Prot. 60010.10/09/2008.0007095, nella quale fornisce istruzioni in merito alla elaborazione e alla stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo: - con preventiva numerazione dei fogli mobili e vidimazione a cura delle Sedi Inail; - con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti autorizzati dall'INAIL, in sede di stampa del modulo continuo. Per il sistema di tenuta del libro unico del lavoro a stampa laser, è prevista una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa. In particolare, gli Utenti debbono presentare ad una qualsiasi Sede Inail una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser del Libro unico del lavoro. Per le modalità e la modulistica, si rimanda al testo della circolare, che si riporta nei riferimenti normativi. 6. Libro unico - Proroga della comunicazione all'Inail e stampa laser L'INAIL, con due distinte note, fornisce alcuni chiarimenti in base anche alla Nota del 7 gennaio 2009, Prot. 25/I/0000102 del Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali. Slitta al 31 gennaio 2009 l'attivazione sul portale dell'INAIL della procedura unificata per la comunicazione all'Istituto stesso delle deleghe all'elaborazione del libro unico. Il termine per comunicare all'INAIL, da parte delle case di software che elaborano i programmi paghe per ottenere l'autorizzazione del layout di stampa, è previsto entro il 16 gennaio 2009. Trattandosi di un nuovo sistema che prende l'avvio con le retribuzioni del mese di gennaio 2009 è opportuno che la numerazione dei fogli del libro unico riparta dal numero 1. La richiesta di autorizzazione alla stampa laser da parte delle case di software: - deve giungere all'Inail su un documento in formato PDF firmato in originale dal titolare o legale rappresentante; - deve contenere, oltre agli estremi identificativi, il codice fiscale e gli estremi dell'iscrizione alla Camera di Commercio (Registro imprese o Albo artigiani). Il layout per la stampa deve contenere i dati necessari alla autorizzazione: logo Inail, data e ora di stampa, numero pagine e autorizzazione Inail con l'indicazione degli estremi. 7. 30 AGOSTO 2011 - Libro unico - Chiarimenti dal Ministero del Lavoro La Direzione generale per l’Attività Ispettiva del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con la Circolare n. 23 del 30 agosto 2011, ha fornito importanti chiarimenti in merito alla diffidabilità e sanzionabilità delle violazioni in materia di Libro Unico del Lavoro e di prospetti paga. Particolare attenzione è posta alla applicabilità dell’art. 8 della Legge n. 689/1981, sull’utilizzo del “cumulo giuridico” e della “continuazione” nelle ipotesi in cui tali violazioni si siano protratte per più mesi. Importanti precisazioni sono altresì fornite in relazione alla contestuale applicazione sia delle sanzioni in materia di Libro Unico del Lavoro che in materia di prospetti paga ai sensi della Legge n. 4/1953. Il testo della circolare viene riportato nei Riferimenti normativi. 8. 13 DICEMBRE 2011 - Infedeli registrazioni sul Libro unico - Chiarimenti dal Ministero del Lavoro Il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro ha avanzato istanza di interpello in ordine alla corretta interpretazione dell’art. 39, comma 7, dl D.L. n. 112/2008 (convertito dalla L. 133/2008) in relazione al concetto di infedeli registrazioni sul Libro Unico del Lavoro. il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei consulenti del lavoro chiede, in particolare, se è possibile configurare l’infedele registrazione delle ore di lavoro e delle somme erogate, quando tali registrazioni siano difformi dalle ore effettivamente svolte dal lavoratore, ovvero dalle somme effettivamente erogate al medesimo. La Direzione Generale per l'Attività Ispettiva del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con interpello n. 47 del 13 dicembre 2011, rispondendo al predetto quesito ritiene che è possibile configurare l'infedele registrazione delle ore di lavoro e delle somme erogate quando tali registrazioni siano difformi dalle ore effettivamente svolte dal lavoratore, ovvero dalle somme effettivamente erogate allo stesso. L’infedele registrazione, in genere, trova applicazione nei casi in cui vi sia una registrazione dei dati non rispondenti al vero. Il testo dell'interpello viene riportato nei Riferimenti normativi. 9. DICEMBRE 2017 - L. 205/2017 - LEGGE DI BILANCIO 2018 - LIBRO UNICO DEL LAVORO - Nuova proroga dell’obbligo della tenuta in modalità telematica E' stata pubblicata, sulla Gazzetta Ufficiale n. 302 del 29 dicembre 2017 (Supplemento Ordinario n. 62), la legge 27 dicembre 2017, n. 205, recante "Bilancio di previsione dello Stato per l'anno finanziario 2018 e bilancio pluriennale per il triennio 2018-2020”. (Legge di Bilancio 2018). Il provvedimento si compone di un solo articolo, composto da 1181 commi. Il comma 1154 differisce dal 1° gennaio 2018 al 1° gennaio 2019 la decorrenza dell'obbligo della modalità telematica per la tenuta del libro unico del lavoro (LUL). Il Libro unico del lavoro (LUL) è stato istituito, in sostituzione del libro matricola e del libro paga, dagli articoli 39 e 40 del D.L. n. 112/2008, convertito dalla L n. 133/2008. Con il Decreto Ministeriale del 9 luglio 2008 sono state successivamente dettate le modalità e i tempi di tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro (LUL), permettendo in tal caso di eliminare l’obbligo di vidimazione ed autorizzazione preventiva dell’INAIL. In attuazione delle legge-delega 10 dicembre 2014, n. 183 (Jobs Act), con il decreto legislativo n. 151/2015, in vigore dal 24 settembre 2015, si è aggiunto un nuovo tassello alla semplificazione degli adempimenti connessi alla tenuta dei libri obbligatori in materia di lavoro. Per quanto riguarda il Libro Unico del Lavoro il decreto, all’articolo 15 ha, tra l’altro, disposto che dal 1° gennaio 2017 la tenuta, l’aggiornamento e la conservazione dei dati in esso contenuti avvengano in modalità telematica presso il Ministero del lavoro, subordinando lo stesso all’adozione di un apposito decreto ministeriale del Lavoro contenente le modalità tecniche e organizzative per rendere l’obbligo operativo. Poiché dal 2015 a oggi nessun decreto è stato adottato, né sono pervenute indicazioni anche amministrative da parte del Ministero del Lavoro, era presumibile la proroga dell’obbligo, che è stata fissata al 2018. L’articolo 3, comma 3-quater, del D.L. 244/2016, convertito dalla L. 19/2017 c,d, “Milleproroghe”), ha, infatti, disposto il rinvio al 1° gennaio 2018 della decorrenza dell’obbligo della modalità telematica per la tenuta del Libro unico del lavoro, previsto dall’art. 15 del D.Lgs. n. 151/2015. L'obbligo della modalità telematica per la tenuta del libro unico del lavoro, viene di nuovo prorogata al 1° gennaio 2019. . Se vuoi approfondire i contenuti e scaricare il testo della legge n. 205/2017 (Legge di bilancio 2018), clicca QUI.

MODULISTICA
. Libro unico del lavoro - Richiesta di autorizzazione alla vidimazione con stampa laser. . Libro unico del lavoro - Autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser.

RIFERIMENTI NORMATIVI

. D.M. 9 luglio 2008: Modalità di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina del relativo regime transitorio. . Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali - Circolare n. 20 del 21 agosto 2008: Libro Unico del Lavoro e attività ispettiva - articoli 39 e 40 del decreto-legge n. 112 del 2008: prime istruzioni operative al personale ispettivo. . INAIL - Direzione Centrale Rischi - Ufficio Tariffe - Circolare del 10 settembre 2008 - Prot. 60010.10/09/2008.0007095: Libro unico del lavoro - Vidimazione. . Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali - Circolare n. 25 del 7 gennaio 2009: Libro Unico del Lavoro. Ulteriori indicazioni. . Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali - Circolare n. 23 del 30 agosto 2011: Libro Unico del Lavoro. Illeciti diffidabili. Pluralità di violazioni. Elaborazione e consegna del prospetto di paga di cui alla L. n. 4/1953 - Chiarimenti. . Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali - Interpello n. 47/2011 del 13 dicembre 2011: Libro Unico del Lavoro. Registrazioni infedeli - Nozione.

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Pubblicato su: 2009-08-21 (5673 letture)