PRATICA TELEMATICA - ATTI AL REGISTRO DELLE IMPRESE SOLO IN FORMATO PDF/A
PDF/A - LO STANDARD PDF PER L'ARCHIVIAZIONE A LUNGO TERMINE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI
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I documenti digitali possono essere conservati in diversi formati di file: documenti di testo, immagini, documenti PDF o altri formati, come TIFF, XPS, JPEG, ecc..
Però non tutte queste opzioni sono consigliabili per l’archiviazione a lungo termine.
Il formato che dà le migliori garanzie è attualmente il formato PDF/Archive (PDF/A - Portable Document Format for Archive).
Questo nuovo standard è nato, infatti, per la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici.
Preservare un documento significa assicurare che possa essere acceduto e che resti immutato nel tempo.
Per "Lungo tempo" si intende un lungo periodo di tempo attraverso il quale può avvenire un cambio di tecnologia, nuovi software, piattaforme o formati per i dati, oppure un cambiamento degli usi della comunità o della tipologia di informazioni contenute in un archivio.
Pertanto, un formato destinato alla conservazione a lungo termine dei documenti deve garantire:
- intelligibilità,
- immutabilità,
- usabilità,
- integrità,
- autenticità.
Il PDF/A è un formato creato apportando delle restrizioni alle funzionalità del formato PDF necessarie per garantire la visualizzazione nel tempo; infatti molte delle funzionalità che sono consentite dal formato PDF, non si adattano alla conservazione a lungo termine.
Lo standard PDF/A consentirà, pertanto, l'archiviazione elettronica dei documenti in modo da garantirne la salvaguardia per periodi di tempo prolungati e che quei documenti si possano richiamare e visualizzare ottenendo risultati sicuri, precisi e conformi anche in futuro.
Nel Settembre del 2005 la International Organization for Standardization (ISO) ha approvato il nuovo PDF/A standard per l' archiviazione di documenti elettronici.
Secondo lo standard ISO 19005-1, PDF/A e' un derivativo di PDF che "fornisce un meccanismo per la rappresentazione di documenti elettronici in maniera tale da preservarne l' apparenza visiva con il passare del tempo, indipendente dagli strumenti e sistemi usati per la creazione, memorizzazione e resa dei file".
Questi mezzi di preservazione permettono ai PDF di essere auto sostenibili.
PDF/A consegue questa autosostenibilità incorporando l' informazione (contenuto, colore, font, immagini, testo, ecc.) di cui si ha bisogno per esibire il documento all'interno dello stesso. In altre parole, PDF/A non richiede nessuna informazione esterna aggiuntiva per essere visualizzato correttamente.
Tuttavia, per conseguire la autosostenibilità, questo formato deve escludere certe funzioni permesse in file PDF standard come films, suono e trasparenza.
La classificazione di PDF/A e' divisa in due parti, PDF/A-1 e PDF/A-2.
La prima classificazione, PDF/A-1 e' ulteriormente diviso in due sottocategorie, PDF/A-1a, e PDF/A-1b.
La differenza principale tra PDF/A-1a e PDF/A-1b consiste nella maniera nella quale ognuno gestisce l' estrazione del testo:
• PDF/A-1a: Questo livello, anche conosciuto come Level A Conformance, e' pienamente conforme con gli Standard ISO 19005-1.
Questa versione include metadata, cosicche' il testo può essere estratto e visualizzato da un ampio numero di dispositivi inclusi PC palmari.
• PDF/A-1b: Conosciuto anche come Level B Conformance, questa categoria e' considerata il minimo livello di osservanza per PDF/A.
Questo livello, garantisce che il documento può essere visualizzato e letto su di un monitor del computer ma la leggibilità non e' garantita.
• PDF/A-2: Questa e' la nuova addizione allo standard PDF/A ed e' ancora, al momento, allo stato di formulazione dal Technical committee.
Essenzialmente, PDF/A-2 avrà a che fare con alcune delle più recenti funzione che sono state aggiunte al PDF Reference, come le firme digitali.
Si ricorda che il formato PDF/A (regolato dallo standard pubblico ISO 19005-1 Document management - Electronic document file for long-term preservation - part. 1 Uso of PDF 1.4 << PDF/A-1 >>) può essere creato utilizzando diversi strumenti sia di estrazione "open source" e gratuiti - ad esempio Openoffice, versioni 2.4 e successive (File - Esporta in formato PDF - Scegliere il check PDF/A-1) - ovvero soggetti a licenza e a pagamento quali ad esempio Adobe Acrobat Professional, versione 9.0.
Inoltre, non tutti sanno che questo formato o modalità di salvataggio, è già da tempo attiva sull’ultima versione della suite Office di Microsoft: Microsoft Office 2007.
Mediante l’installazione di un componente aggiuntivo denominato SaveAsPDFandXPS, Office 2007 ci permetterà di salvare qualsiasi tipo di file in formato PDF (che comprende anche l’opzione PDF/A) ed in formato XPS.
Per poter abilitare il salvataggio in formato PDF/A, basta che, dopo aver selezionato dal pulsante funzione in alto a sinistra, andiamo a selezionare “Salva con nome”, per poi selezionare “PDF o XPS”.
Nella schermata che compare successivamente, selezionando il pulsante “Opzioni” potremmo abilitare in fondo l’opzione “Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)” e quindi, creare i nostri documentali di Word o Excel in formato PDF/A.
Anche la stampante virtuale PDF, gratuita e in italiano, denominata PDF Creator a partire dalla versione 0.9.6 supporta il formato PDF/A, basta sceglierlo nelle opzioni di salvataggio.
Per fare il test che il file venga correttamente salvato in PDF/A basta che aprire con Adobe Reader 9 o successivi il file salvato precedentemente e, se corretto, si vedrà una barra blu in alto che conferma che si stà visualizzando il file in modalità PDF/A.
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DAL 15 GENNAIO 2009
ATTI AL REGISTRO DELLE IMPRESE SOLO IN FORMATO PDF/A
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1. I riferimenti normativi e gli adempimenti presso il Registro delle imprese
L'articolo 6, comma 3, del D.P.C.M. 10 dicembre 2008, recante "Specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e di altri atti al registro delle imprese" (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 304 del 31 dicembre 2008) prevede - in attesa delle specifiche tecniche XML che dovranno essere definite dal Centro Nazione per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) - che "Nelle more della definizione delle specifiche di cui al comma 1, l'interessato allega all'istanza di cui all'art. 4 un documento informatico in formato PDF/A con il contenuto dell'atto, anche senza immagini ottenute dalla scansione di documenti cartacei".
Dunque, gli altri atti per i quali vi è l'obbligo di deposito per l'iscrizione nel Registro delle imprese devono essere rappresentati come documenti informatici secondo le specifiche tecniche XML definite dal CNIPA, sentiti il Ministero dello Sviluppo Economico, l'Agenzia delle Entrate, gli studi professionali, l'UnionCamere e l'Associazione "XBRL Italia".
Le specifiche tecniche del formato XML per tali tipi di atti non sono state ancora definite e, quindi, ai sensi della citata disposizione i soggetti obbligati devono, nell'attesa, allegare all'istanza un documento informatico in formato PDF/A con il contenuto dell'atto, anche senza immagini ottenute dalla scansione di documenti cartacei.
Alla luce di tale disposizione tutti gli atti da depositare al Registro delle Imprese, formati dal 15 gennaio 2009 (data di entrata in vigore del predetto D.P.C.M. 10 dicembre 2008), dovranno essere predisposti secondo lo standard PDF/A.
Non dovrebbe, quindi, essere più ammesso l’utilizzo del formato TIFF o del formato PDF "ordinario".
2. Gli adempimenti presso il Registro delle imprese
Secondo quanto precisato da Unioncamere nella Circolare del 24 febbraio, Prot. 2991, tale formato verrà obbligatoriamente richiesto solo per gli atti notarili e per gli altri adempimenti che possono essere considerati come atti; quindi non verrà richiesto per gli allegati, per i documenti giustificativi o a comprova presentati in copia nè per i documenti presentati al REA.
Si elencano - a titolo esemplificativo e non esaustivo - gli atti da depositare in formato PDF/A:
• tutti gli atti modificativi dei patti sociali, degli atti costitutivi o degli statuti di società e gli atti di cessione di azienda (il cui deposito/iscrizione è peraltro solitamente curato dal notaio rogante o autenticante);
• atti di cessione di quote di S.R.L.;
• progetto di fusione;
• situazioni patrimoniali dei consorzi;
• bilanci di esercizio e consolidati delle società di capitali o cooperative;
• bilanci finali di liquidazione di società delle capitali o cooperative;
• atti (verbali) di nomina dei liquidatori di società di capitali o cooperative;
• deposito statuto aggiornato (se non già depositato come allegato dell'atto notarile di modifica.
Non è invece obbligatorio utilizzare il formato PDF/Aper i seguenti documenti che si elencao a titolo esemplificativo:
• verbali di assemblea portanti la nomina e/o cessazione di amministratori e/o sindaci di società di capitali o di società cooperative;
• verbali di consiglio di amministrazione relativi all'attribuzione di deleghe e/o poteri agli amministratori;
• copie di autorizzazioni amministrative, certificazioni, autodichiarazioni, documenti di identità, etc. .
Ovviamente è possibile utilizzare il formato PDF/A anche per tutti gli altri atti per i quali l'obbligo non sussista.
3. La verifica del formato da parte dell'ufficio
Ai sensi dell’art. 7 del citato D.P.C.M. 10 dicembre 2008, la conformità del documento informatico depositato (file) al predetto standard PDF/A dovrà essere verificata dall'ufficio, con l'obbligo di rifiuto di iscrizione qualora l'interessato non provveda alla regolarizzazione nel termine assegnato.
La società InfoCamere ha reso disponibile sul sito Telemaco un'apposita funzione di verifica del formato PDF/A utilizzabile dagli stessi utenti al fine di consentire il controllo preventivo della correttezza dell'istanza da inviare all'ufficio del Registro delle imprese.
. Se vuoi scaricare una scheda riassuntiva riportante le indicazioni per la formazione e la verifica del formato PDF/A nei documenti per il Registro imprese, clicca QUI.
ATTENZIONE!!
Purtroppo alcuni documenti generati con prodotti dichiarati conformi al formato PDF/A, e che Adobe Reader 9 indica come validi, sono rifiutati dal sistema di validazione di InfoCamere.
Per controllare che tutto sia in regola, si consiglia di utilizzare la funzione gratuita di validazione dei documenti presente nel sito http://webtelemaco.infocamere.it (seguire il menu Software, poi la sottovoce "Strumenti": la validazione è accessibile solo ad utenti registrati Telemaco).
4. SOFTWARE GRATUITI DISPONIVILI
4.1. PDF CREATOR - Software gratuito per PDF/A
Sicuramente molti di voi conosceranno PDF Creator, nota stampante virtuale gratuita per produrre files PDF.
Sul sito http://www.pdfforge.org è ora disponibile la versione 0.9.8 che utilizza Ghostscript 8.64 per produrre i files PDF.
In base alle prove effettuate dall'Ing. Lorenzo Maurizi (che segue il nostro sito dal punto di vista tecnico), i file così prodotti passano la validazione dello strumento online di InfoCamere.
ATTENZIONE: inizialmente alcuni utenti hanno avuto problemi a validare i files PDF/A generati da PDFCreator 0.9.8, ma, grazie alla collaborazione fattiva degli utenti Joseph e palaiotatos, e alla risposta del team di sviluppo di PDFCreator, si è arrivati a risolvere il problema.
Per l'intera vicenda vi invitiamo a consultare l'apposito thread del forum.
Per brevità ecco i passi necessari a far funzionare correttamente PDFCreator:
A questo punto il software dovrebbe funzionare correttamente, e quindi, per ringraziare i programmatori di PDF Creator per il loro lavoro, vi esortiamo a effettuare una donazione tramite l'apposito bottone in basso a sinistra nel sito http://www.pdfforge.org .
Anche pochi euro bastano per sostenere questo ottimo software.
4.2. Bullzip PDF Printer - Software gratuito per PDF/A
Segnaliamo l'esistenza di un altro ottimo programma per Windows 2000/XP/Vista (anche a 64 bit) per la generazione di PDF/A validi per il sistema di validazione di InfoCamere.
Il software è prodotto dalla Bullzip e si presenta come la classica stampante. Per maggiori informazioni e per il download del prodotto si rimanda al sito web dell'azienda produttrice.
La versione presente nel momento della redazione di questa pagina è la 6.0.0.865 e presenta un supporto dichiarato "sperimentale" al PDF/A, ma da una serie di prove effettuate il risultato è stato sempre validato da InfoCamere.
Nonostante la pagina sia in inglese, il prodotto installato è completamente in italiano. Per scaricarlo occorre selezionare il link verso il centro della pagina Download PDF Printer 6.0.0.865 from Europe
Per l'installazione, occorre scompattare il file .zip ricevuto e lanciare l'installativo in esso contenuto.
Per attivare il formato PDF/A occorre andare nel menu Start - Programmi - Bullzip - PDF Printer - Opzioni. Nella scheda "Documento" occorre attivare la spunta in fondo denominata PDF/A-1b
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APPROFONDIMENTI E RIFERIMENTI
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. Per scaricare il pacchetto SaveAsPDFandXPS per Office 2007, clicca QUI.
. Se vuoi accedere al sito della OPENOFFICE e scaricare l'attuale versione 3.0.0, clicca QUI.
. Se vuoi accedere al sito ADOBE e scaricare la versione aggiornata di Adobe Reader 9, clicca QUI.
. Se vuoi accedere al sito PDFFORGE.ORG e scaricare la versione aggiornata del PDF Creator, clicca QUI.
Un gentile utente ci ha segnalato un sito da dove scaricare un nuovo programma - tutto italiano - che genera i documenti in formato PDF/A, si tratta del sito "Facilepdf.it".
Si tratta di un programma a pagamento con delle funzioni veramente interessanti, tra le quali la possibilità di accodare ad un unico pdf le stampe provenienti da diversi programmi ed un archivio dei pdf creati.
. Se vuoi accedere al sito Facilepdf.it e verificare le caratteristiche del prodotto, clicca QUI.
. Se vuoi scaricare un MANUALE OPERATIVO per la creazione di documenti elettronici in formato PDF/A, predisposto dalla Camera di Commercio di Ferrara, clicca QUI.
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Tutti i documenti elencati sono realizzati in formato PDF; per consultarli occorre installare sul proprio PC il software Adobe Reader 
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